Время работы
09:00-18:15 (Пн-Пт)
8 495 235 45 88 Мы перезвоним

Электронный документооборот - сокращение дебиторской задолженности в десятки раз!

11 Февраля 2021
электронный документооборот

Квадро-Инвест специализируется на предоставлении сервисов для бизнеса, а также осуществляет выдачу и обслуживание сертификатов электронной подписи. Среди клиентов компании предприятия различных форм собственности по всей стране.

Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) стало ключевым фактором оптимизации бизнес-процессов, снижения издержек, увеличения прибыли и сокращения срока закрытия сделок.

До использования сервисов “Квадро-Инвест”: сотрудники созванивались с клиентом, выставляли счет, ожидали его оплаты, после чего печатали документы и передавали их контрагенту на подпись курьерской службой или по почте. Клиент должен был их получить, подписать и вернуть вторые экземпляры. С учетом того, что часть клиентов находилась в отдаленных регионах РФ, такая схема создавала трудности.

В 2008 году дебиторская задолженность по нашим объемам доходила до нескольких миллионов рублей. Вдобавок к этому, мы работаем по агентскому договору, т.е. продаем ПО и услуги от имени правообладателя. Агентское вознаграждение получаем по факту предоставленных документов от клиента. Соответственно и получение этого вознаграждения в то время отодвигалось по срокам.

Внедрение ЭДО позволило, в первую очередь, решить проблему с доставкой документов и снизить расходы по этой статье. Документы стали доступны клиенту для подписания уже через секунду после формирования. Точно также ускорился и возврат документов. Клиент, заходя в систему, подписывал его, документ приобретал юридическую значимость и на этом работа с клиентом завершалась. Ускорилось и решение денежных вопросов с третьей стороной.

К моменту перехода к электронному документообороту у компании было порядка 10 000 контрагентов. Уже через год около 80% из них подписывали документы в электронном виде. Сейчас процент клиентов, подписывающих документы электронно, составляет 90%. Оставшиеся - это новые компании, которые пока не подключились к системе ЭДО.

Результат

За счет внедрения системы ЭДО дебиторская задолженность уменьшилась с нескольких миллионов до 100 тысяч рублей. Сейчас вопрос о том, что какие-то документы не подписаны вообще не стоит. В результате было ликвидировано подразделение по работе с дебиторской задолженностью и сократился размер фонда оплаты труда.

Следующим этапом развития компании, после успешного внедрения электронного документооборота, стала автоматизация CRM-системы. Ее настроили так, что счет на продление контракта стал выставляться и отправляться клиенту автоматически по дате окончания услуги. Интеграция с клиент-банком отражает факт оплаты в CRM-системе. После оплаты система автоматически выставляет отгрузочные документы и направляет их клиенту в Диадок, параллельно оповещая его.

В 2008 году количество сотрудников, занятых документооборотом составляло 18 человек. Сейчас, при той же экономической эффективности в компании эту работу осуществляет 5 человек. Т.е. за счет внедрения электронного документооборота их число сократилось больше, чем в три раза. Помимо ликвидации подразделения по работе с “дебиторкой” был сокращен и, так называемый, оперпост, который занимался распечаткой документов. Это небольшие отделы по 3-4 сотрудника в трех городах. Когда надо было печатать документы более чем 10 000 клиентов это количество было оправданным. Сейчас распечаткой документов занимаются по одному сотруднику в каждом городе.

Автоматизация ускорила обслуживание клиентов от выставления счета до момента закрытия сделки. Тем самым, от звонков каждому клиенту освободились менеджеры по продлению контрактов. Их переключили на допродажи и решение других важных вопросов клиентов.

После перехода на электронный документооборот его возможности оценил не только Расчетный центр, но и его клиенты. Сейчас компания помогает им с внедрением и настройкой системы ЭДО их контрагентам.


91
ПОДЕЛИТЬСЯ:
image
Мы всегда рады вам помочь в удобное для вас время

Возможно у вас
возникли вопросы

Получите бесплатную консультацию
от нашего эксперта

image

Спасибо

Мы скоро свяжемся с вами

image

+
image